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中小企业选型文档管理软件的几个关注点

2020-03-06  来自: 济南朋万软件有限公司 浏览次数:122


目前市场上的PDM产品主要是针对大中型企业的需求开发设计的,一般是功能比较复杂,实施周期比较长,需要专门的系统管理员进行日常维护。对于广大中小企业来说同样存在电子图文档管理的需求,但是中小企业现实条件决定了需求情况和满足需求的方式是不同的。

以下是对中小企业选型图档管理软件需要关注的几个方面的探讨:

一、     集中管理

中小企业随着计算机的推广应用,产生的电子文件数量众多;因为人员流动、一人多职等原因导致文档分布在不同的计算机中,并且文档文件格式及版本各异,难以统一管理。

将这些分散的文档进行集中是图文档管理的首要需求。只有集中管理之后才能实现方便查询、数据完整、版本统一等其他需求。

二、     强制性

中小企业的管理制度一般不够健全,工作人员的随意性比较大,靠工作人员自觉性执行制度往往有困难。

这就要求图档管理软件要有强制性,比如:图档只能保存在指定位置,图纸只有经过评审才能打印,图纸只有经过评审才能修改,修改必须保留老版本,图号必须按照规则申请等等。

只有在强制性的基础上,才能实现管理的规范性,是工作人员逐渐将遵守规则养成习惯。

三、     操作简单、维护简单

中小企业一般人力资源紧张,没有专业的信息化人员,如果系统应用维护太复杂,会增加工作人员的操作难度,会影响工作效率甚至导致系统无法正常应用。

四、     灵活性

中小企业工作变化多,紧急突发情况多。这就要求图档管理软件的工作流程的灵活性必须好,在评审、更改、借用等环节必须设置针对特殊情况的设置。

五、     实施成本低

中小企业一般财力有限或资金紧张,在图档管理软件投入太多显然是不客观的。

一个企业应用图档管理软件的成本不只是软件成本,还有硬件成本、配合软件实施的人工成本,软件上线后变更工作方式的成本。

所以,图档管理软件的价格、实施难度、配置的灵活程度都是需要在选型阶段考虑的内容。

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